Asistente

Desde su creación en 2014 Harbour ha crecido hasta convertirse en una de las compañías independientes de petróleo y gas más grande y diversa. Hoy Harbour produce el equivalente a c.450,000 barriles de petróleo diario, con producciones significativas en Noruega, Reino Unido, Alemania, Argentina y el norte de África. 

Harbour se beneficia de tener costos operativos competitivos, márgenes de ganancia resilientes y amplias opciones de crecimiento que  incluyen oportunidades de infraestructura cercana en Noruega, oportunidades escalables no convencionales en Argentina y proyectos convencionales off shore en México e Indonesia. Al tener una baja intensidad de emisiones de gases de efecto invernadero y una posición de liderazgo en almacenamiento de CO2 en Europa, Harbour mantiene su compromiso de producir petróleo y gas de una manera segura y responsable para abastecer las necesidades mundiales de energía.

La sede de Harbour se encuentra en Londres y emplea aproximadamente a 5,000 empleados y contratistas a través de sus operaciones y oficinas. Nuestro lugar de trabajo es un lugar incluyente donde los individuos pueden ser traer su ser completo al trabajo y sentirse reconocidos por el valor que aportan. Estamos comprometidos a generar un ambiente de trabajo genuinamente inclusivo y de apoyo para asegurar que todos tengan una experiencia positiva en el trabajo. En Harbour Energy nuestro objetivo es reclutar, retener y promover a nuestra gente basándonos en sus habilidades únicas sin importar su raza, género u origen. Necesitamos gente excelente para dar forma y desarrollar el futuro de nuestra compañía. ¿Podrías ser tú?

Si es así, nos gustaría escuchar de ti.

Objetivo del Puesto:

• Brindar apoyo administrativo de alto nivel a ejecutivos senior, gestionando solicitudes de información, realizando funciones administrativas y coordinando agendas, reuniones y comunicaciones. Asegurar el funcionamiento eficiente y eficaz de la oficina ejecutiva mediante organización, planificación y apoyo proactivo.

Principales responsabilidades HSES:

• Asegurar que todas las actividades se realicen de manera segura, cumpliendo con todos los requisitos regulatorios, la legislación y los Procedimientos HSES de Harbour Energy.

Responsabilidades de Ética y Cumplimiento:

• Asegurar que todas las actividades y comportamientos se lleven a cabo de acuerdo con las Políticas y Procedimientos de Ética y Cumplimiento de Harbour Energy, y completar cualquier capacitación obligatoria en cumplimiento según se requiera. 

Áreas de Responsabilidad, Obligaciones y Competencia: 

• Apoyo a los VPs de las áreas técnicas de la organización.
• Supervisar el suministro y correcta administración de insumos de oficinas para las áreas técnicas, necesarios para su buen funcionamiento. Organización de eventos corporativos.
• Brindar soporte a los usuarios en el uso eficiente de estas herramientas (Argo, Coupa, Concur)
• Elaboración de reportes de viajes para la conciliación de los gastos
• Solicitud y seguimiento de pagos o reembolsos de gastos de viajes de los VPs a los que presta servicio.
• Colaborar con diferentes áreas/proveedores para asegurar la ejecución oportuna de tareas y proyectos conjuntos.
• Coordinación con otras áreas de la empresa para seguimiento de tareas o proyectos.
• Gestión y resguardo de documentos confidenciales.
• Apoyo a los empleados en búsqueda de la mejor opción logística para sus viajes y eventos así como apoyo en la selección de la misma, a través de un análisis de opciones considerando costos, tiempos y eficiencia.)
• Coordinación de reuniones, juntas y eventos.
• Organización de viajes de trabajo (vuelos, hospedaje, transporte, etc.)
• Organización del servicio de transporte para los empleados en Ciudad de México y coordinación con Villahermosa.
• Cubrir la posición de recepción, otras asistentes y/o asistente de dirección durante periodo de vacaciones o ausencias.
• Elaboración de PR’s solicitadas por las áreas a las que se da servicios, así como dar seguimiento a los pagos de las mismas.
• Organizar reservas de hotel/suites para visitantes, empleados de nuevo ingreso y/o empleados temporales garantizando el pago correspondiente.
• Apoyo y control de todo lo relacionado con la agencia de viajes, configuraciones, seguimiento de reclamaciones, mantenimiento de pagos, etc.
• Capacitación de los nuevos usuarios en la plataforma de viajes y política de viajes
• Ser el punto de contacto inicial para el seguimiento de los visitantes locales y globales.

Habilidades Críticas*, Calificaciones, Experiencia: 

• Licenciatura en Administración de Empresas, o carrera afín.
• 10 años de experiencia de los cuales 5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo o en un rol administrativo similar apoyando a ejecutivos senior.
• Ingles fluido
• Español
• Dominio de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Experiencia con software de gestión de viajes y gastos (idealmente Concur).
• Conocimiento de sistemas de gestión documental.
• Familiaridad con herramientas de comunicación digital (Microsoft Teams).
• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Alto nivel de discreción y confidencialidad.
• Capacidad de resolución de problemas y actitud proactiva.
• Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos.
• Fuertes habilidades interpersonales y orientación al trabajo en equipo
• Actitud de servicio
• Multitasking 

La contratación inclusiva es una parte fundamental de nuestra estrategia de diversidad, equidad e inclusión. Independientemente de tu origen, si consideras que necesitas algún ajuste durante nuestro proceso de selección para adaptarlo a tus necesidades, por favor háznoslo saber y estaremos encantados de ayudarte.